Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.
ФАЙЛЫ
Расшифровка понятия «личный состав»
Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.
Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о
- трудоустройстве,
- сокращении,
- отпуске,
- материальном поощрении,
- дисциплинарном взыскании,
- дежурствах,
- переводе на другую должность и т.д.
На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.
Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.
Зачем нужен журнал
Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.
Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
Что необходимо фиксировать в документе
Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.
При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.
Ответственный за ведение
Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.
В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.
Основные правила составления
Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:
- наименование предприятия;
- дата открытия журнала, дата его окончания;
- должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
- срок хранения документа.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:
- порядковый номер приказа, дату его выпуска;
- номер документа, его вид, содержание;
- ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
- основание для выпуска распоряжения.
При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.
На что обратить внимание при оформлении
Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.
ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.
Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.
Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.
Как и сколько времени хранить журнал
Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.
Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .
Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль. Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя. Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа. Данный факт дает основания для особого учета этого вида документа. По установленным правилам, распоряжения директора регистрируются в книгах учета.
Журнал о регистрации приказов о приеме на работу
Регистрация приказов — это практика, которая применяется во всех юридических объектах. В зависимости от размеров предприятия, разнообразия трудовой деятельности, количества работающих сотрудников, книги учета могут быть разграничены по областям распоряжений или совмещать в себе сразу несколько направлений. Заполнение журнала направлено на регистрацию изданного распоряжения и систематизацию приказов о приеме на работу. В крупных организациях принято заводить отдельные журналы для учета приказов о приеме сотрудников на работу. Для регистрации трудовых договоров заводится отдельный журнал.
Обязательно ли ведение документа – законодательная база
Регистрировать приказы о приеме на работу новых сотрудников можно по желанию самого нанимателя. Никаких законодательных норм, устанавливающих обязательность данного документа, нет. Обычно вопрос о ведении отдельной книги учета распоряжений о приеме на работу решается внутри конкретной организации. Наличие книги учета распоряжений о приеме сотрудников упрощает работу организации, а также позволяет быстро сориентироваться в поиске документов за прошедшие годы.
Кто является ответственным за ведение журнала?
Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела. А как правильно вести журнал о регистрации приказов о приеме на работу? Этот вопрос будет рассмотрен подробно ниже.
Какие требования к документу?
Требования к оформлению книги законодательно не установлены. Но есть нормы, которые определены для ведения иных книг учета. Целесообразно применять данные нормы и для указанного бланка. В зависимости от желания руководства компании, бланк можно купить в готовом виде, либо сформировать самим, руководствуясь собственными нюансами ведения работы. Вне зависимости от количества граф и их содержания, обязательным является правильное оформление титульного листа и последней страницы документа .
Форма журнала
Форма документа сохраняется вне зависимости от способа ведения — в электронном виде или бумажном. Обычно используют следующие графы:
- Порядковый номер распоряжения.
- Дата издания приказа о приеме на работу.
- Номер изданного документа.
- Вид распоряжения – о приеме, переводе, увольнении.
- Ф.И.О. принятого работника.
- Его табельный номер.
- Основания для издания документа.
Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.
Как заполнять бумажную форму?
Ведение книги в бумажном виде накладывает определенные обязательства по оформлению документа. На титульном листе проставляется юридическое название организации и наименование самого бланка. Внизу страницы обязательно пишется дата начала и конца ведения книги, которая нумеруется и шнуруется. Шнуровка закрепляется листом бумаги, сургучной печатью или голографической наклейкой. Эта предосторожность направлена на предотвращение удаления или замены страниц.
Как вести электронный журнал?
Многие предприятия уже перешли на ведение книги учета в электронном виде. Это очень удобно, а в большинстве случаев и систематизировано, что облегчает труд сотрудника, отвечающего за своевременность введения данных. Внесение новой информации можно осуществлять также вручную посредством программ Word или Excel. Но такая форма ведения распоряжений обязывает ответственного периодически распечатывать данные и оформлять их по всем правилам делопроизводства, для дальнейшего хранения в архиве.
Какой срок хранится журнал о регистрации приказов о приеме на работу на предприятии?
Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.
Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение
Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:
- зафиксировать дату издания каждого приказа;
- обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.
Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.
Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.
ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу
Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.
По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:
- о дисциплинарных взысканиях;
- ежегодных оплачиваемых отпусках;
- учебных отпусках;
- дежурствах;
- краткосрочных командировках по России и за рубеж.
Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).
При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
Форма ведения журнала регистрации приказов
Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде.
Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.
Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.
Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30-2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:
- количество прошитых листов;
- должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
- его подпись.
Правила и образец заполнения журнала
Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).
Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:
- об организационно-правовой форме и наименовании организации;
- видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
- дате начала и окончания ведения журнала;
- лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
- сроке хранения.
- порядковый номер записи;
- дату издания распорядительного документа;
- номер распорядительного документа;
- вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:
Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.
Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.
Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.
Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
- Приказ о зачислении в штат сотрудников.
- О сотрудником другой работы во время основной.
- на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
- О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
- О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
- В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
- О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
- О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в .
- Приказ о командировке сотрудника.
- И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.
Законодательная база
Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:
- Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
- В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в .
- Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
- Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют , на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
- Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
- Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
- Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Сроки хранения
Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.
Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.
- Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
- До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.
Требования
Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.
Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:
- Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
- Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
- Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
- Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу , в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
- Листы журнала должны быть пронумерованы , это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.
Регистрация приказов
Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.
Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.
Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:
- Порядковый номер проведенной записи.
- Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
- ФИО сотрудника.
- Подразделение, где будет работать сотрудник.
- Его штатная должность.
- Присвоенный табельный номер сотрудника.
- Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
- Дополнительная информация.
Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.
Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.
Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».
Правила заполнения
Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.
Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.
Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»
Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, соглашение на дополнительную работу и т.д.
Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.
Ведение журнала
Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.
Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.
Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.
Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.
В журнале присутствуют 9 граф:
- Порядковая нумерация приказа.
- Дата выхода.
- Нумерация приказа.
- Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
- Данные сотрудника.
- Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
- Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
- Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
- Подпись ответственного исполнителя.
Оформление
Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.
Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.
Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.
Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.
Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.
Официальные постановления и функции
6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.
В журнале фиксируются следующие виды приказов:
- о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
- о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
- об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).
Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.
Варианты и требования к оформлению
Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.
Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.
Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.
- Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.
- На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
- Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
- Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
- Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
- Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.
Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.
Страницы журнала
Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.
Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.
- Номер издаваемого документа. Например: 304
- Дата документа. Например: 20.07.2016.
- Номер приказа. Например: 489-ЛС.
- Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
- Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
- Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
- Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
- Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
- Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
- Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.
Ведение журнала
Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.
В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.
Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.
Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.
После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.
Исправление допущенных ошибок
В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:
- Страницы из книги вырывать запрещено.
- Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
- Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
- Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.
Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?
Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.
Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.